COVID-19: PLAN DE CONTINGENCIAS Y DE CONTINUIDAD EN LA EMPRESA

1- LAS CONSECUENCIAS DE LA CRISIS DEL COVID-19.

En el momento de escribir este texto, las consecuencias de esta crisis no se conocen empíricamente, pero ya sabemos que la paralización de la economía española alcanza unos niveles nunca vistos en los últimos 80 años, esta paralización afecta a un gran número de sectores y, de forma importantísima, al consumo.

Por todo ello podemos razonablemente deducir que los efectos de esta paralización estarán directamente relacionados con la duración del episodio. Si dicho episodio, o la posible inestabilidad posterior, se alargase en exceso, los efectos sobre el consumo y el conjunto de la economía pueden ser muy trascendentes para el futuro de la economía y de las empresas.

Es por esta razón que creemos en la importancia de que hoy todas las empresas, sea cual fuere su tamaño, tengan su propio plan de continuidad del negocio. Hacerlo nos hará más capaces de superar esta crisis con éxito y salir reforzados de ella para aprovechar las oportunidades que, a buen seguro, surgirán.

 

2- EL COVID-19 EN EL PLAN DE CONTINGENCIA Y LA PARTE EQUIVALENTE DEL PLAN DE CONTINUIDAD.

El Covid-19 a corto plazo nos presenta tres escenarios que debemos reflejar de forma distinta en el plan:

– Es posible seguir trabajando en las instalaciones de la empresa, total o parcialmente.

– La actividad de la empresa puede realizarse desde las viviendas (teletrabajo o similar).

– Cese de la actividad por confinamiento del personal.

Estos escenarios deben estar previstos en los planes y merecen consideraciones distintas, no obstante, hay una serie de medidas que son comunes en todos los casos y comenzaremos con éstas:

 

  1. MEDIDAS Y RECOMENDACIONES GENERALES.

1.1. Cumplir normativa vigente en cada país y los cambios o limitaciones que la nueva normativa plantee para el Covid-19. Esta epidemia plantea diariamente situaciones nuevas que se resuelven de forma diferente según los países, es importante estar al día de las modificaciones legales que se vayan produciendo. Por otro lado, algunas de las recomendaciones que hacemos en este documento no son literalmente aplicables en todos los países, será preciso adecuarlas a cada realidad antes de implementarlas.

1.2. Estar especialmente atento a las medidas de carácter laboral, para ajustes de costes y personal, que los gobiernos puedan proponer. Es posible que, si las circunstancias lo aconsejan, debamos ajustar la plantilla de forma temporal, hay que estar atento a dichos cambios.

1.3. Estar atento a las ayudas, créditos u otras ventajas que los gobiernos puedan proponer. Es evidente que se necesitarán recursos para afrontar esta contingencia y la posible crisis posterior, por tanto, resulta necesario estar muy al día de todas las ayudas que se pudiesen poner en marcha. El plazo de reacción puede ser importante.

1.4 Solvencia financiera y capacidad de resistencia. Trabajar para asegurar la solvencia financiera necesaria para afrontar esta crisis es, quizás, la tarea más urgente que debemos afrontar. Es preciso (1) Asegurar el control de todos los fondos y, si no se tiene, fijar un sistema de seguimiento continuo de la situación financiera que incluya un plan de tesorería a corto plazo continuamente actualizado y (2) Elaborar un Plan Financiero a un año que incluya los posibles escenarios que debemos enfrentar. Naturalmente dicho plan debe contemplar la seguramente necesaria reducción de gastos y ampliación de coberturas.

Con ello podremos definir y obtener la financiación necesaria para asegurar la continuidad de la empresa. Mientras dure la crisis puede ser importante mantener un riguroso control de los fondos y los gastos, es recomendable que no haya ninguna salida que no esté previamente pactada y que obedezca a un plan previsto. Para ello, el diálogo continuo con proveedores y clientes será fundamental.

1.5 Seguir las instrucciones de las autoridades sanitarias e informar a los clientes y proveedores. Seguridad. Es importante generar confianza: esta es una crisis saturada de informaciones de todo tipo que generan gran alarma entre las personas. Por esta razón, debes transmitir confianza acatando sin dudar las instrucciones e incrementando en lo posible la imagen de seguridad. Tus clientes y proveedores deben saber que, trabajando contigo no corren ningún riesgo. Y esta debe ser la imagen que transmita la empresa y todos sus colaboradores: cumplimento estricto de las recomendaciones de las autoridades sanitarias, mascarillas, guantes y las protecciones que sean posibles. Tu empresa es un lugar seguro, que lo sepan y lo visualicen.

1.6 Limitar al máximo el número de personas expuestas. No sólo por las lógicas razones humanitarias, sino también por una cuestión práctica: tener mucho personal de baja pondrá en riesgo a la propia empresa. Por ello, es importante organizar las tareas de forma que los encuentros presenciales sean los mínimos imprescindibles, eso significa:

Teletrabajo: Fomentar al máximo el teletrabajo, dotar de herramientas y organización a todos los empleados que puedan trabajar desde sus casas.

Sin visitas: Limitar las visitas al mínimo imprescindible.

Reuniones no presenciales: Hacer todas las reuniones no presenciales, incluso estando en la empresa, los recursos existentes hoy en día son plenamente eficientes. – Suspensión de viajes, eventos, congresos y cualquier tipo de grandes reuniones… al menos de aquellos no vitales.

1.7 Buena comunicación con los empleados y colaboradores de la empresa. Establecer canales de comunicación alternativos para la transparencia (información de calidad contrastada sobre la evolución de la Convid-19, instrucciones de seguridad y protección en el trabajo, instrucciones de salud y bienestar personal, noticias de la empresa y el futuro, etc.) y la motivación del personal de la empresa.

 

2. MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LAS EMPRESAS QUE SIGUEN ACTIVAS EN SUS CENTRO DE TRABAJO. 

Si se sigue produciendo o trabajando en las instalaciones habituales, es prioritario proteger la salud de los trabajadores y los visitantes (si los hubiere). Por razones humanitarias, productivas y, como mencionábamos antes, de imagen de la empresa.

2.1. Medidas para proteger la salud de empleados y visitantes: Las medidas preventivas son las que dicten las autoridades sanitarias, no obstante, según los países con mayor incidencia y experiencia de éxito, para obtener cierta seguridad sería preciso, como mínimo:

(1) Desinfección periódica de todas las áreas y sectores de la empresa (periodicidad según sector y área), al igual que herramientas e instrumentos de trabajo.

(2) Reubicar a los empleados que podrían ser especialmente sensibles.

(3) E.P.I. (equipos de protección individual). Es imprescindible el uso de equipos de protección de uso obligado (según nivel) para todos los empleados. Estos son los mínimos:

– Mascarilla y guantes.

– Las mascarillas de los empleados en contacto con el público deberían ser FFP2 mínimo.

– Soluciones desinfectantes colocadas en lugares bien visibles a disposición de clientes, visitantes y empleados.

– Normalizar la limpieza de manos de los empleados según sectores.

– Control de posibles síntomas de los empleados a la llegada y la salida.

– Protocolizar la actuación en caso de detección de personal sintomático.

– Nombrar responsables del control de esta actividad.

– Realización de pruebas rápidas a las personas con síntomas (esta medida en España por el momento no es factible).

Muchas de estas medidas requieren disponer de una cierta cantidad de material (EPIs por ejemplo) que en plena epidemia pueden ser difíciles de conseguir, con el consiguiente perjuicio para la empresa. Es importante realizar un aprovisionamiento con tiempo.

2.2. Otras medidas que deben preverse: Una epidemia de expansión tan rápida con condiciones y medidas sanitarias tan variables, puede comportar una serie de dificultades que en otras circunstancias no serian posibles y que ahora hay que prever. Los escenarios, entre otros, pueden ser:

Dificultades relacionadas con el suministro y transporte: (1) Dificultades de suministro de productos y materias primas.(2) Dificultades de transporte y acceso a los clientes y proveedores.(3) Dificultades de acceso de los empleados (limitaciones a la movilidad). (4) Nuevas normas o dificultades en el transporte, manipulación y producción.

Contaminación de una parte relevante de la plantilla con buen número de bajas. (1) Prever sustituciones mediante ETT y cambios organizativos. (2) Foco de contaminación, real o no, adjudicado a la marca o empresa. Habrá que prever acciones en las redes y de relaciones públicas. (3) Cancelación de pedidos. Será importante un trabajo de negociación continuado por parte del equipo comercial.

Aumento del impago de facturas de clientes. Será importante un trabajo de control y negociación continuado que puede hacer el departamento correspondiente con la colaboración de la fuerza de ventas. Puede hacerse con teletrabajo.

Cancelación o afectación de contratos de clientes o proveedores por cláusulas de fuerza mayor. Prever asesoramiento legal especializado si hay sensibilidad en este punto.

Ajuste de plantilla en caso de que tengamos que cerrar total o parcialmente la empresa. Será necesario una buena comunicación para que este hecho no derive en complicaciones.

Necesidad de ajuste con los proveedores de los pagos, pedidos o las existencias: Será preciso negociar con los proveedores. Fundamental una comunicación clara y fluida desde el primer momento.

 

  1. MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EMPRESAS QUE PROSIGUEN CON SU ACTIVIDAD (TOTAL O PARCIALMENTE) CON TELETRABAJO.

Naturalmente en estos casos, las mejores medidas de protección y prevención serán las que comentábamos en el punto 1.6 anterior: mantener una muy buena comunicación con todos los colaboradores estableciendo un canal abierto con informaciones fiables respecto a la protección frente al virus, la salud y el bienestar diario en confinamiento. Y una buena respuesta a todas las dudas y dificultades que pudiesen surgir.

El reto a afrontar es adaptarse y optimizar este modelo de trabajo, si se aplica por primera vez, puede resultar útil realizar sesiones diarias de formación a distancia (la red nos ofrece muy diversos recursos).

En cualquier caso, será necesario establecer horarios y un cierto nivel de orden en la actividad y la comunicación, ya que para muchas personas esta será la principal dificultad. Es recomendable establecer un programa que incluya horas de formación, de coordinación o reunión, de trabajo conjunto, de descanso y de trabajo individual con mucha flexibilidad.

3.1. Aprovechar el momento: Además de mantener la actividad y asegurar la solvencia financiera (ver punto 1.4). Es importante esta oportunidad para (1) Observar si el teletrabajo puede ser una buena opción de futuro, ver qué combinaciones pueden ser necesarias y funcionales (2) Observar el mercado y los posibles cambios que puedan visualizarse (3) Planificar tanto la vuelta a la “normalidad” de la empresa como el relanzamiento del negocio y considerando los cambios que, previsiblemente, deban producirse.

3.2. Otras medidas que deben preverse: Una epidemia de expansión tan extensa que afecta al conjunto de la población y a todas las empresas, puede tener consecuencias de muy distinta índole que se deben afrontar. Los escenarios pueden ser todos los que hemos mencionado en el punto 2.2 anterior, en este caso deben destacarse especialmente:

– Dificultades de acceso de los empleados (limitaciones a la movilidad)

– Aumento del impago de facturas de clientes.

– Ajuste de plantilla en caso de que tengamos que cerrar total o parcialmente la empresa. Será necesario una buena comunicación para que este hecho no derive en complicaciones.

 

  1. MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EMPRESAS QUE HAN CESADO TEMPORALMENTE SU ACTIVIDAD.

Como es evidente la primera medida que debe tomarse, sobre todo dada la incerteza, es aplicar una reducción radical de los gastos incluyendo (si es ventajoso y hay medidas, como en España, que lo permiten) una reducción temporal de plantilla. En este caso, es más importante que en ningún otro que se apliquen medidas como las indicadas en el punto 1.7 anterior. Es básico tener y mantener una buena comunicación con los empleados y colaboradores de la empresa. Crear canales de comunicación continua como los indicados puede hacer que la vuelta a la normalidad se haga mejor y sea más productiva. Por otro lado, es muy recomendable mantener un equipo en nómina trabajando y ayudando con teletrabajo, el equipo que sea necesario para afrontar las situaciones que se producirán durante este período y para mantener la empresa “viva”.

4.1. Aprovechar: Además de asegurar la solvencia financiera (ver punto 1.4) para asegurar la continuidad del negocio y afrontar las dificultades diarias, es importante esta oportunidad para (1) Observar el mercado y los posibles cambios que puedan visualizarse (2) Planificar tanto la vuelta a la “normalidad” de la empresa como el relanzamiento del negocio y considerando los cambios que, previsiblemente, deban producirse.

4.2. Otras medidas que deben preverse: Los escenarios pueden ser todos los que hemos mencionado en el punto 2.2 anterior, en este caso, especialmente, los posibles escenarios a considerar pueden ser:

Cancelación de pedidos. Será importante un trabajo de negociación continuado por parte del equipo comercial.

Aumento del impago de facturas de clientes. Será importante un trabajo de control, y negociación, continuado que puede hacer el departamento correspondiente con la colaboración de la fuerza de ventas. Puede hacerse con teletrabajo.

Necesidad de ajuste con los proveedores de los pagos, pedidos o las existencias. Será preciso negociar con los proveedores. Fundamental una comunicación clara y fluida desde el primer momento.

 

3- EL COVID-19 Y LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO. 

En el momento en que estemos leyendo éste escrito, aún es pronto para conocer las consecuencias finales de la epidemia, todo el mundo coincide en que esta paralización insólita de la economía generará una situación de crisis que puede ser mayor o menor en función de la duración del episodio. Todos deberemos hacer un esfuerzo de atención, comprensión y adaptación, imprescindibles para asegurar la continuidad de los negocios. Lo único que, por el momento, comenzamos a saber es que:

– El Covid-19 no “desaparecerá” rápidamente, es bastante probable que tengamos que afrontar varios rebrotes o episodios durante un cierto tiempo. Eso seguramente conllevará una etapa de inestabilidad y de cambios en la vida y los hábitos de las personas.

– La pandemia no se mitigará hasta que no haya una vacuna o similar y eso, según los expertos, puede tardar un año o más.

– La crisis es a nivel mundial y tendrá consecuencias en la economía y la producción globalizada.

– Si la paralización de la economía es breve, las consecuencias pueden ser menores, pero, si se prolonga, puede haber daños estructurales importantes.

– Esta experiencia seguramente producirá cambios en la demanda y los hábitos de consumo.

 

Por todo ello creemos que hoy, para la continuidad del negocio, resulta esencial:

1. Analizar los riesgos de los nuevos escenarios internacionales y nuestra dependencia tanto a nivel importación como a exportación.

2. Estudiar los cambios que se están produciendo en los consumidores y las nuevas solicitudes de nuestros clientes. Tanto en la demanda como en los requerimientos de consumo, compra y distribución.

3. Analizar qué cambios serán precisos para adaptarnos a las nuevas condiciones y cuales debemos implementar en nuestros productos, procesos y en nuestra comunicación.

4. Comenzar a planear ahora mismo la implementación de dichos cambios y el relanzamiento de nuestro negocio.

APROVECHEMOS LAS OPORTUNIDADES

 

Para cualquier consulta relacionada con planes de contingencia y continuidad adaptados a tu empresas no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro correo electrónico o mediante llamada telefónica, seguimos manteniendo nuestro horario normal.

 

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.